書斎、ドキュメント管理、クリアホルダー、ファイルボックス
４月から新しい職場(職業教育訓練)で初めて経験した紙決済の稟議システム。
そこで多数のA4用紙の書類をフローで回すため、クリアホルダーにはさんで書類を
一時保管する必要があります。決済が終わればおのおのの書類はバインダーにとじられますが
それまでの間個人が一時保管しています。
そこでこれらのドキュメントを管理するシステムを検討しました。
文章の流れは以下のとおりです。
会社の文書管理システムで原書類起票->プリント出力->A4(縦、横)書類。->A4クリアホルダ->A4横置きファイルボックス->A4クリアホルダー->各書類の頭にインデックスシールを貼り付ける->会社の共有バインダー
管理項目数
訓練コース 8コース、各コース3-4ヶ月
訓練コースの募集、選考、入学、就業、就職状況。
書類の一時保管場所としてA4クリアホルダー(色は透明色)、インデックスは内側に黄色のポストイット1"を貼り付ける、黒のマジックペンで見出しを記入する。張る位置は開口部短辺の隅に少しはみ出るように。開口部長辺にタブを出す場合は斜めに折込90度回転させる。
これらは会社にある汎用品文房具を使用する。
これらのクリアホルダーを立掛ける入れ物として、A4ファイルボックスを使用する。
これも会社にある汎用品のA4横置きのボックスを少し改造して使用する。
左側のインデックスタブが箱の外から判別できるように、
ファイルボックスの手前側と左側が200mmの高さになるように切り欠く。
コクヨS&T FS<will>A4 青色 348円 317W260H102D
各クリアホルダーの種別は、ポストイットの色分けで行う。
通常 黄色
緊急 ピンク
参照用、スケジュール表 改定表、青色
固定インデックスは黄色のマスキングテープ3M-18mm*18Mを貼り付ける。
クリアホルダーの入れる向き
開口部が左側と上側にしてファイルボックスに入れる。
クリアホルダーの中に挿む用紙は
A4縦の用紙は綴じ代(穴あけ部)が閉鎖部長辺になるように、
A4横の用紙は綴じ代(穴あけ部)が閉鎖部長辺になるように、
ただしスケジュール表などはA4横の用紙は綴じ代(穴あけ部)が開口部長辺になるようにする。
仕事始めに、袖机の一番下の引き出しから、A4ファイルボックスを取り出して、机の左側に横置きする。一日の仕事が終了したときに、そのまま袖机の元の場所にしまう。
一時的な書類は、このファイルボックスに収まるぐらいに書類をフローさせる必要がある。
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